Садржај
- фазе
- Део 1 Избор начина за снимање података
- Део 2 Реализирајте студију
- Део 3 Анализа резултата и уношење промена
Проучавање времена и кретања укључује анализу перформанси посла посматрањем и одређивањем задатака. То вам може помоћи да утврдите колико би ваш дан могао бити ефикасан, омогућавајући вам уштеду енергије и времена за добро свих! Ову врсту студија можете да урадите на себи или на неком другом. Али прво, морате одабрати метод који ћете користити, од посматрања у стварном времену до метода узорковања (метода снимка), пре него што пређете на посматрање и одређивање времена задатка. Када је студија завршена, можете користити резултате да бисте поставили ефикаснији начин рада.
фазе
Део 1 Избор начина за снимање података
-
Користите методу узорковања ако вам понестане времена. Ова метода укључује посматрање запосленог у одређено време, а не стално. Интервали могу бити случајни или редовни. Радника посматрате током одређеног времена, а затим екстраполирате на основу узорака време додељено сваком задатку. Ова метода је ефикаснија у активностима које имају мало компоненти или радника који генерално обављају неколико задатака.- На пример, код запосленог чији је главни задатак наплата рачуна, случајно узорковање може бити ефикасно јер вам омогућава да видите шта та особа ради сваки пут када обављате залихе. Једном када добијете све податке, можете препознати активност или компоненту која особи треба више времена упоређујући учесталост и трајање задатка у сваком случајном узорку.
- Предност овог приступа је могућност посматрања више особа у одређеном временском периоду кроз појединачну ротацију.
- Ако ову методу примените на себи, можете заказати аларм који ће се активирати у одређеним временским интервалима да бисте снимили посао који обављате у одређеном временском периоду.
-
Гледајте активност у реалном времену да бисте поставили питања. Овом методом налазите се у истој просторији као и запослени када обављају задатак. Посматрате рад који извршава и рашчлањујете га док га постављате. Свака компонента би требала бити разумљива цјелина без превише детаља и тешко их је пратити.- Нема потребе да се обављају велике активности без испитивања компонената. Путем њих можете препознати недостатке. У ствари, нема потребе да заустављате запосленог у његовом послу: само ћете обавити задатак због регистрације. На пример, ако је његов посао да консултује писма, компоненте ће бити: идите тамо где се налазе маилови, пронађите дотичне маилове, донесите их у канцеларију, отворите коверте, прочитајте садржај и баците или обрадујте сваку пошту.
- Може вам бити од користи група људи која је одговорна за посматрање радника. Тако једна особа може преузети одговорност за заустављање сата, друга снимање времена, а трећа особа за вођење белешки.
- Овај метод можете применити и на свој рад. У овом случају, мораћете да оцените сваку компоненту док је покрећете.
-
Направите видео за природнији додир. Уместо посматрања изведених активности у реалном времену, направите видео. Стога се касније можете вратити како бисте анализирали трајање сваког рада. То вам неће представљати велики губитак, јер увек можете премотати снимак да бисте прегледали редослед. -
Погледајте видео за тачније резултате. Ако мерите сопствене перформансе, ова метода ће бити много једноставнија од друге две. Инсталирајте камеру на статив с идеалним углом за снимање посла. Пустите камеру да снима посао који обављате, на пример када пишете извештај.- Оцените активност током одређеног временског периода. На пример, евалуацију можете да спроводите недељу или месец дана.
Део 2 Реализирајте студију
-
Направите табелу за спремање података. Требат ће вам алат за снимање задатка, а табела је идеална. Поред тога, мораћете да снимите и време. Задаци се често раде у серијама. Ако је то ваш случај, планирајте поље за бележење трајања сваке компоненте сваког задатка. За овај део, требаће вам само сет нумерисаних кутија. Такође ћете морати да додате колону за примедбе.- На пример, ако је посао запосленика да провери е-пошту, а једна од компоненти је да их прочита, запишите колико је потребно за читање сваке од њих у нумерисаним деловима поред компоненте.
-
Подијелите оптерећење на мале активности. Да бисте урадили студију времена и покрета, морате делимично одредити време које је додељено за сваки посао. Уопште, једини начин за побољшање перформанси тима је сагледавање малих радњи сваког задатка. Чим је посао завршен, наведите сваку компоненту, а затим кратки опис.- Тајна је у проналажењу правих детаља. На пример, време потребно за притискање дугмета је сувишна информација. Међутим, не бисте требали превише употребљавати, јер вам то може одузети податке потребне за откривање нивоа перформанси.
- Претпоставимо да провјерите своје е-поруке. Овај задатак ће бити потребно поделити на следећи начин: повезивање са рачунаром и примљеним поштом, брисање нежељене поште без отварања, читање е-поште, писање одговора на е-пошту и сортирање датотека у мапе.
-
Сачувајте сваки задатак. Започните штоперицом. Покушајте да унесете сваки део задатка, уз напомену колико је времена требало да се заврши сваки задатак. Обично је лакше зауставити и поново покренути штоперицу користећи протекло вријеме. Касније можете израчунати колико је секунди било потребно за сваку активност.- За бољу тачност, прикупите податке током неколико дана.
-
Временски задаци са видео записима. Када користите видео запис, морате га зауставити и поново покренути за сваку компоненту која се темпира. Ово ће вам дати времена за израду запажања и бележење трајања сваке компоненте.
Део 3 Анализа резултата и уношење промена
-
Израчунајте просјечно трајање сваког корака. Након што прикупите све податке, покушајте да израчунате просечно трајање сваког корака. Да бисте добили просек, збројите сва трајања компоненте и поделите са бројем трајања у тој групи.- На пример, ако је читање поште састојак, трајање може бити 4 минута, 1 минут, 2 минута, 3 минута и 5 минута. Збројите ове бројеве: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Резултат поделите на број прикупљених трајања. У случају врсте, то је 5. Поделите 15 на 5 да бисте имали 3 минута у просеку поштом.
-
Одредите просечно трајање активности. Најједноставнији приступ утврђивању просјечног трајања цијелог задатка је збрајање свих просјека компоненти. Ово ће вам помоћи да пронађете просек свих радова. -
Распоредите задатке према нивоу важности. Класификујте активности према нивоу важности да бисте знали који су приоритети. Нема потребе да додељујете бројеве: можете их само означити као важан и неважан задатак. На пример, можда је важно одговарати на е-маилове, али уколико не радите у служби за кориснике, то је вероватно мање важан задатак од писања извештаја. -
Смањите мање важне и дуготрајне активности. Након што процијените све задатке, утврдите који ће вам одузети довољно времена, али који нису од велике вриједности. Управо ће вам овај посао помоћи да пронађете начине смањења својих трошкова. Једнако је важно сагледати и активности које одузимају вријеме, али су и важне у вашем послу. Свакако не би шкодило да их учиним ефикаснијима. -
Пазите на симултане спотове. Паралелни задаци обично продужују трајање сваке активности, јер се не можете фокусирати на више послова одједном. Када обављате више задатака, као што су преглед е-маила и истовремено писање извештаја, покушајте да урадите другачије. Одредите време за обављање једног посла. Док пишете извештај, оставите их на миру.- Ако читате читаве мисли читав дан, ментално се одвајате од свих осталих послова које обављате. Често је боље радити само један посао одједном. На пример, можете их прочитати ујутро, у подне и непосредно пре напуштања посла.
-
Потражите недостатке како бисте их смањили. Често ћете наћи неефикасности у задацима које описујете и описујете. Елиминисањем ових недостатака моћи ћете боље радити и максимално искористити своје време.- На пример, ако морате да свакодневно испуњавате документе у другој соби изван ваше канцеларије, пронађите време за то одједном. Стално кретање напријед и назад изгубит ће вам вријеме које бисте могли посветити другим задацима.