Садржај
викиХов је вики, што значи да је више чланака написало више аутора. Да би створили овај чланак, 20 људи, неки анонимни, учествовали су у његовом издању и унапређењу током времена.Наравно да је могуће да своје задатке који се обављају у првенству региструјете на комаду папира ако сматрате да можете све да радите у поподневним сатима.
Међутим, када пуно ствари истовремено треба да падне на вас, многе од њих се често одлажу на дан касније, ако није месец после. Захваљујући Екцел прорачунској таблици коју предлажемо да креирате у овом чланку, вашим приоритетима ће аутоматски управљати Екцел према будућим роковима, а редослед задатака који ће се извршити биће реорганизован тако да ове задатке можете одложити што је мање могуће. .
Слиједите овај водич и за 20 минута имат ћете врло ефикасан начин управљања приоритетима на рачунару.
Напомена: Према међународним верзијама Екцела, тачка одвајање у формулама може се заменити с тачка и запета.
фазе
-
Креирајте картицу „Десктоп“ или „Хоме“. Отворите нови радни лист Екцела. Кликните десним тастером миша на картицу "Схеет1" при дну екрана и кликните на "Преименуј". Региструјте се уместо „Кућа“ или „Канцеларија“. -
Такође преименујте „Схеет2“ у „Паттерн“ и „Схеет3“ у „Поинтс“ пратећи исти поступак као у првом кораку. -
Направите табелу важности. На картици "Бодови" попуните колоне А, Б и Ц како слиједи: -
Дефинишите назив "Важност". Изаберите ћелије од А2 до Ц7. Помоћу програма Екцел 2007 или новије верзије кликните на „Формулас“ и затим „Дефине а наме“. Помоћу програма Екцел 2004 или новије верзије кликните на „Убаци“> „Дефинишите“> „Назив“.- Кад вас Екцел затражи да поставите име, унесите "Важност" и кликните на "ОК".
-
Направите табелу напора. Поновите кораке 3, 4 и 5 да бисте креирали табелу напора у колонама Е, Ф, Г. Изаберите ћелије Е2 до Г6 и дефинишите их именом "Напор". -
Направите табелу хитних случајева. Поновите кораке 3, 4 и 5 да бисте креирали табелу за хитне случајеве у колонама И, Ј и К. Дефинишите ове ћелије именом "Хитно". -
Унесите заглавља у картицу „Почетна“ или „Канцеларија“, према вашем избору. Овде ћемо претпоставити да сте одлучили да овој картици дате име „Кућа“. Кликните на њу и убаците следећа заглавља у први ред:- А - приоритет; Овдје ћемо унијети формулу приоритета, 1 за најважније задатке. Али тај број може досећи и више од 100.
- Б - задатак; назив задатка који треба да се изврши
- Ц - Важност; биће евидентирано употребом слова А, Б, Ц, Д, Е или Ф табеле.
- Д - Напор, белешка између 1 и 5, цртајте из табеле "Напор".
- Е - Хитна помоћ; Формула заснована на року за завршетак задатка
- Ф - Рок; Датум на који се задатак мора извршити најкасније. Рокови се не морају увек поштовати. Дакле, „Убрзање“ вам говори датум када бисте могли да започнете са обављањем овог задатка, а „Проширење“ вам даје датум док задатак не можете да одложите. На пример, могли бисмо дати 5-дневно убрзавање и 4-дневно продужење задатка „Идите фризеру“ - заиста, не би имало смисла одлазити код фризера две недеље унапред и људи би почели да примећују то морате да одете код фризера ако касните више од 4 дана.
- Г - Убрзање - Број дана пре датума пресека од кога сте већ могли (започети) да довршите предметни задатак.
- Х - продужетак; аутоматско продужење рока
- Ја - преостали дани; ово је формула која израчунава број дана пре датума пресека. Формула ће вратити негативан број дана ако се прекорачи рок.
- Ј - крајњи датум; датум када је задатак завршен.
- К - Коментари; све детаље у вези са задатком који треба обавити
-
Унесите листу задатака. Имајте на уму да су ступци "Приоритет", "Хитна помоћ" и "Преостали дани" остали празни. Касније ћемо их употпунити формулама. Испод су примери кућних послова које можда требате обавити. -
Између формула за „преостале дане“, „хитно стање“ и „приоритет“. Те се формуле морају унијети у други ред сваког ступца наведеног у претходној реченици.- У колони И (преостали дани) = Ф2-СИ (ЕСТВИДЕ (Ј2), ДАНАС (), Ј2)
- У колони Е (хитно) = СИ (И2> Г2.5, СИ (И2> 0.4, СИ (И2 = 0.3, СИ (И2 + Х2> 0.2.1))))
- У колони А (Приоритет) = ВЛООКУП (Ц2, Важност, 2, ФАЛСЕ) + ВЛООКУП (Д2, Напор, 2, ФАЛСЕ) + ВЛООКУП (Е2, Хитна помоћ, 2, ФАЛСЕ)
-
Пребаците формат ћелије И2 у „Број“. Кликните десном типком миша на ћелију, одаберите "Формат ћелије" и кликните на "Број". Такође, у поље „Број децимала“ ставите „0“. Кликните на "ОК". -
Копирајте формуле у ступце „Приоритет“, „Хитна помоћ“ и „Преостали дани“ и проширите их на преостале празне оквире у свакој од тих колона. Прво кликните на "Е2" и истовремено притисните тастере "ЦТРЛ" и "Ц", а затим изаберите ћелије од Е3 до Е10 и истовремено притисните тастере "ЦТРЛ" и "В". Учините исто да проширите формулу И2 у пољима И3 до И10. Најзад, поновите овај поступак поново да бисте проширили А2 формулу у ћелије А3 до А10. Не обраћајте пажњу на чудне вредности које ћелије враћају на редове у којима није написан ниједан задатак. -
Поредајте редослед по редоследу. Одаберите ћелије од А1 до К1 и увећајте овај избор да бисте обухватили све линије које садрже задатак. Затим кликните на "Подаци"> "Филтер". -
Сачувајте прорачунску таблицу, укључујући датум, да бисте сазнали последњи датум отварања датотеке. -
Испуните обављене задатке. Када завршите задатак, унесите га у колону „Датум завршетка“. Запамтите овај трик: Када истовремено притиснете "ЦТРЛ" + ";" (контролни тастер и;) тастер, тренутни датум се аутоматски појављује у изабраној ћелији. -
Гледајте како се редослед приоритета мења сваки дан. Ево приоритета за наредне дане. 13. јула сви задаци које треба обавити су прије такозваног периода „убрзања“. 20. јула, главни приоритети (они са најмањим бројем) су четири задатка и међу њима је кошење траве (која је достигла свој рок). Дана 21. јула, приоритет кошења траве је још већи (ушли смо у период „детензије“) и 23. јула тај се приоритет још више повећао, јер смо прошли период „детензије“. Такође видимо да се задатак „Плаћање трошкова“ повећао на датум 23. и 25. јула.
- Прочитајте доле наведене чланке да бисте сазнали више о управљању својим временом и приоритетима.
- Копију ове прорачунске таблице могуће је преузети на следећу адресу:
- = ИФ (ВЕЕКДАИ (ТОДАИ (), 2)> 5, ТОДАИ () - (ВЕЕКДАИ (ТОДАИ (), 2) -5) 7 +, ТОДАИ () - (ВЕЕКДАИ (ТОДАИ (), 2) -5))
- Не устручавајте се свакодневно сортирати вашу листу обавеза.
- Подијелите своје велике задатке на неколико мањих.
- Копирајте понављајуће задатке на картицу „Предложак“ да бисте их лако пронашли и копирали.
- Можете да мењате бодове додељене сваком нивоу приоритета.
- Не мешајте задатке који се односе на вашу породицу и дом са онима који се тичу посла у истој Екцеловој радној књизи.
- Слободни сте додати нове ступце у ову табелу - ко вам је доделио задатак, у коју категорију је задатак уписан и тако даље.
- Помоћу алата АутоФилтер изаберите задатке који су истекли изнад рока (Хитност = 1) или врло важне задатке (Важност = "А").
- Један од начина да се ажурни задаци увек ажурирају је да се то унесе у колону „Рок“ (овај пример се заснива на петак, што је овде означено са „5“)
- Додајте условни образац (користећи функцију „СИ“) у своју колону „Рок“ да бисте аутоматски назначили када је рок истекао.
- Сваке недеље или месеца рачунајте број извршених задатака током изабраног периода. Ово би могла бити једина позитивна повратна информација о вашем раду.
- Ова формула узима тренутни датум (понедељак = 1, уторак = 2 итд.) И проверава да ли смо већ прошли или не у петак у текућој недељи. Ако је то случај, формула додаје 7 актуелном петак, како би се резултат следећег петка вратио. Ако петак још није претечен, формула једноставно враћа датум петка ове недеље.
- У овом примеру понедељак = 1, уторак = 2, среда = 3, четвртак = 4, петак = 5, субота = 6, недеља = 7.
- Можемо променити и ову формулу тако да делује на пример уторком. Видимо на листи изнад да је уторак = 2, стога је потребно променити формулу која је дата изнад свих 5 за 2.
- Редовно чувајте овај лист.
- Бројеви додељени овим различитим приоритетима нису увек поредани. Стога, попуњавање приоритета са додељеним бројем „1“ неће повећати бројеве повезане са осталим приоритетима. Могуће је да неки приоритети имају придружени број који прелази 100, а сви могући бројеви нису додељени приоритетима. Савјетујем вам да се фокусирате на приоритете са бројевима између 1 и 12.
- Не брините ако у ову табелу напишете пуно задатака. Апсолутно није срамотно да задатци остану на дну листе неколико месеци. Они ће почети да се појављују на списку када им се приближи рок.
- Начин на који управљате својим временом је јединствен за вас и ова табела вам уопште није прикладна. Можда ћете помислити и да сваки дан отварање ове датотеке захтева превише рада или је превише наметљив. Због тога би ова прорачунска таблица могла бити корисна, на примјер, која ће вашем суседу изгледати потпуно бескорисно или обрнуто.
- Можете да користите табелу Гоогле-овог софтвера за онлајн табелу уместо да користите Екцел. Тако ће ваша датотека бити доступна било где од тренутка када можете да приступите Интернету.