Садржај
- фазе
- Део 1 Организујте доделу услуге
- Део 2 Управљање прелазним периодом
- Део 3 Размишљање у смислу дугорочног развоја
Када напустите положај, вероватно је да ће ваш супервизор или менаџер потражити вашу помоћ како би олакшали уговарање вашег наследника. Ако сте предузетни и организовани, моћи ћете да осигурате несметан прелазак за ваше пословање и одлазите, а притом ћете оставити одличан професионални углед.
фазе
Део 1 Организујте доделу услуге
-
Разговарајте о напретку примопредаје са својим супервизором. За почетак бисте требали детаљно разговарати са вашим надзорником да бисте тачно утврдили како ће се услуга обављати. У зависности од посла који обављате и начина на који ваш менаџер воли да ради, можда ћете морати много да допринесете транзицији. Ово може укључивати чињеницу да онај ко вас замењује примећује да радите неколико дана или чак и дуже.- У већини случајева требат ћете барем припремити службени документ о трансферу.
- Разговарајте о томе са својим менаџером и утврдите колико ћете очекивати од доприноса и на шта ћете се морати фокусирати када предате услугу.
-
Прелиминарно предочите трансфер документ. Једном када имате јасну представу о очекивањима свог супервизора, можете почети са писањем документа о трансферу. Ово ће вам помоћи да се организујете, док ћете класификовати све различите задатке и информације које ћете морати да пренесете током овог прелазног периода. Документ треба да садржи следеће елементе:- детаљне информације о свакодневним активностима, приоритетима и задацима,
- преглед суштинских тачака у вези са овом функцијом,
- јасна изјава о томе шта се очекује од вашег наследника,
- списак свих важних докумената који се морају послати. То може бити план рада или дати уговор.
-
Подесите све последње детаље. Ако знате да ћете ускоро напустити своје радно место, може вам помоћи да уложите додатни напор како не би оставили ништа недовршено. Искусићете право задовољство ако успете да то постигнете и моћи ћете да помогнете ономе који вас замењује на доброј основи. Ако то постигнете, идећете и у добру везу са шефовима и одржавање добре репутације.- То можда није увек могуће, али ако имате фасциклу која треба да буде довршена, уложите додатне напоре како бисте је финализирали.
- Поред тога, новој особи која се бави споразумом кад је близу да буде склопљен, може га бити тешко финализирати, јер није свестан свих сложености досијеа.
-
Разговарајте са колегама. Пре него што ваш наследник преузме функцију, пронађите времена да са колегама разговарате о примопредаји и питајте их да ли мисле да постоји нешто на шта бисте се требали фокусирати. Ако је проблем у току, а ви тога нисте свесни, прилика је да се приметите.- Нови проблеми вероватно неће утицати на ваше последње дане, али ако сте их бар свесни, моћи ћете да их пријавите ономе ко заузме ваше место.
- Такође вам пружа могућност да све своје запослене знате да ли одлазите и када одлазите. Информишите их о прелазном периоду да би они узели у обзир.
- Постоји велика шанса да вам продуктивност опадне током прелазног периода, због чега је добра идеја да о томе унапред обавестите своје запослене.
-
Напишите званични документ о трансферу. Завршни корак у припреми за транзицију је довршавање писања званичног документа о трансферу. Можете користити нацрт који сте направили, али будите сигурни да ћете га проширити и укључити све кључне информације. Потребно је да документ прегледате код свог супервизора и свих осталих чланова тима. Покушајте то учинити и пошаљите документ наследнику неколико дана пре датума када би требало да ступи на функцију. Садржај ове врсте документа варира у зависности од врсте обављеног посла, али може обухватати следеће:- списак и распоред акција које треба спровести,
- брифинг о тренутним питањима,
- календар рокова и предстојећих догађаја,
- информације и лозинке за пријаву,
- списак корисних контаката,
- водич о управљању мапама и датотекама на рачунару.
Део 2 Управљање прелазним периодом
-
Одредите што више времена транзицији. Још увек можете бити присутни када ваш наследник преузме функцију и од вас ће се можда тражити да пружите комплетнију услугу. Трајање ове транзиције варира, али у неким случајевима имат ћете неколико дана или више да помогнете новом да се истакне. Опћенито, што више времена проведете у пријелазном периоду, више информација можете пренијети.- Неизбежно ће се наћи детаљи које ћете заборавити, а то што ће неко пратити вас је добар начин да се суочите са различитим свакодневним задацима које обављате.
-
Преносите важне документе лично. Током прелазног периода, добра је пракса да се осигура да се сви критични подаци и важни документи предају лично. То ће помоћи да се најважнији задаци изврше у стандардима и да се приоритети јасно дефинишу. Лично доношење докумената такође ће вам омогућити да детаљно размотрите најсложенија питања пре него што одете.- Ова прилика да ћете морати да проследите кључне информације, истовремено омогућавајући вашем наследнику да вам директно поставља питања од суштинске је важности за глатку транзицију.
- Ово ће вам такође пружити прилику да обезбедите конус и унесете неколико нијанси у расправу које би у супротном могле бити занемарене.
-
Уложите напор да вам пружите помоћ. Ако сте у контакту са својим наследником на послу, увек бисте требали бити предузетни и брижни. Потрудите се да идентификујете и помогнете да решите све проблеме који могу настати. Особа која вас замењује може бити застрашена и помало срамежљива првих неколико дана и можда се плаши да вас узнемирава својим питањима.- Обавезно ставите до знања да сте ту да помогнете и да су питања добродошла.
- На тај начин ћете помоћи да се створи ситуација у којој ће одговорност за пренос услуге бити подељена између вашег наследника и вас.
-
Организујте састанак да бисте затворили примопредају. Последња ствар коју треба да урадите пре него што одете и финализирате услугу је да организујете крајњи састанак са оним који вас замењује. Замолите га да поднесе евентуална нерешена питања и белешке које је узео. Овај састанак је одлична прилика да се нови увери у своје одговорности и улогу.- Све нејасноће могу се разјаснити на овом састанку.
- У зависности од врсте места на којем радите, можда би било беспрекорно избегавати да ваш састанак надгледа или председник присуствује састанку.
- У најмању руку, требало би да обавестите свог менаџера где и када се састанак одржава, и питајте да ли постоји нешто друго што бисте желели да додате.
Део 3 Размишљање у смислу дугорочног развоја
-
Означите било који пратећи документ или обуку. Покушајте да пренос услуге видите као прилику која вам је дата како бисте заиста пружили свом наследнику сваку шансу да успе. Не само да преносите посао и задатке, већ покушавате да помогнете особи која вас замењује да се професионално развија, поред тога што дугорочно доприносите чврстини вашег старог посла.- То можете учинити подношењем било каквих прилика за обуку којих сте свесни.
- Можда сте пратили, када сте започели са овим послом, обуке које су вам помогле да се истакнете и прилагодите се.
- Не заборавите да то представите наследнику и подстакнете га да истражи неколико могућности.
-
Не занемарујте радну културу. Ако имате прилику да проводите вријеме са оним који ће вам узети бакља, важно је да се не фокусирате само на техничке аспекте вашег рада. Свака компанија је јединствена и има јединствено окружење и радну културу која може застрашити или збунити новопридошлу особу. Обавезно одвојите време да објасните како ствари функционишу у вашој компанији.- Потрудите се да га покажете по канцеларији и представите га свим запосленима.
- Обавезно јасно дефинишите улогу новопеченог корисника и разјасните дужности бивших запослених.
- Ако се посао који обавља нова особа мало разликује од вашег или су његови приоритети и одговорности другачији, побрините се да то знају и други запослени.
-
Наведите своје податке. Ако заиста желите више, пошаљите своје контакт податке новом запосленом. Могли бисте му рећи да има могућност да вас контактира у случају већих проблема или ако треба да га водите. Неће сви то радо учинити, а то ће сигурно зависити од вашег односа са бившим шефом.- Проблем се често може решити једноставном поруком е-поште.
- Чињеница да предлажете да добро помогнете након одласка оставиће добар утисак и помоћи да побољшате своју репутацију.